Q&A om Finansinspektionens e-tjänst
Ofta ställda frågor och svar (Q&A) vid problemsituationer i Finansinspektionens e-tjänst
1. Inloggning i Finansinspektionens e-tjänst och Suomi.fi-fullmakter
Q1.1: Hur loggar man in i systemet för elektronisk kommunikation i egenskap av privatperson?
A1.1: Användningen av e-tjänsten kräver alltid stark autentisering då personen har en finsk personbeteckning. Autentisering och beviljande av fullmakt att uträtta ärenden för ett företag eller samfund görs via tjänsten Suomi.fi (https://www.suomi.fi/hemsidan/).
Användarna identifierar sig i systemet med sina personbeteckningar och t.ex. genom att använda sina nätbankskoder eller mobilcertifikat.
Om du inte har en finsk personbeteckning, logga in med användarnamn och lösenord här.
E-tjänsten stöder inte webbläsaren IE8. Som webbläsare rekommenderas Google Chrome eller Microsoft Edge.
Medborgarrådgivningen ger stöd i användningen av Suomi.fi-tjänsterna:
https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/stod-och-radgivning/information-om-medborgarradgivningen
Telefon: 029 5000
Q1.2: Hur identifierar man sig för ett företag eller samfund?
A1.2: Uträttande av ärenden för företag och samfund förutsätter gällande Suomi.fi-fullmakter. För närvarande kan en verkställande direktör via tjänsten Suomi.-fi-fullmakter ensam ge en person fullmakt att företräda företaget eller samfundet även i fall där minst två personer ska ha namnteckningsrätt. En verkställande direktör kan även ge fullmakt vidare i form av en rättighet att bevilja fullmakt, varvid den befullmäktigade personen har rätt att vidare befullmäktiga personer och att administrera fullmakterna i sin organisation på samma sätt som verkställande direktören.
Utlänningar som inte har en finländsk personbeteckning ska ansöka om ett tjänstemannabefullmäktigande via tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi-tjänsten. Efter att fullmakter beviljats kan den som uträttar ärenden för ett företags räkning identifiera sig med hjälp av identifieringstjänsten Finnish Authenticator.
I situationer där en ansökan om tjänstemannabefullmäktigande har gjorts, men ansökan fortfarande är under behandling och personen behöver logga in i e-tjänsten omedelbart, ska Finansinspektionens identifieringstjänst användas för identifiering.
Q1.3: Hur får man fullmakt att uträtta ärenden för ett samfund?
A1.3: Fullmakter beviljas i tjänsten Suomi.fi-fullmakter enligt följande (närmare anvisningar: https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/information-om-fullmakter). Utlänningar som inte har en finländsk personbeteckning ska ansöka om ett tjänstemannabefullmäktigande via tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande:
- logga in i Suomi.fi-tjänsten på adressen:
https://www.suomi.fi/fullmakter
- välj Företagets fullmakter
- välj det företag för vars räkning du vill uträtta ärenden
- välj Ge fullmakter
- välj Fullmakt för uträttande av ärenden som fullmaktstyp
- fastställ parterna, dvs. de personer som ska beviljas fullmakt
- sök behövligt fullmaktsärende på sidan Suomi.fi (https://www.suomi.fi/fullmakter/fullmaktsarenden), t.ex.
- Anmälan om användning av anknutet ombud i investeringstjänsterna
- Finansiella aktörers anmälan om kundklagomål
- fastställ fullmaktens giltighetstid
- kontrollera uppgifternas riktighet
- bekräfta fullmakten
Att beakta då fullmakt beviljas:
- samfundets e-tjänster (och skyldigheterna i anslutning till dem) blir synliga för samfundet i systemet först när minst en fullmakt att uträtta ärenden har getts
- också personer med namnteckningsrätt ska beviljas fullmakt att uträtta ärenden innan hen kan handla för ett företags eller samfunds räkning
2.Egna uppgifter på e-tjänstens ingångssida
Q2.1: Vad lönar det sig att beakta i administreringen av egna uppgifter då man sköter ärenden för samfund?
A2.1: Då man sköter ärenden för ett samfund bör det beaktas att de egna uppgifterna är samfundets (t.ex. företaget under tillsyn) kontaktuppgifter, varvid det lönar sig att beakta bl.a. arrangemang med ersättare och informationsutbytet mellan de övriga personerna i samfundet när kontaktuppgifterna lagras. Bolaget kan som kontaktuppgifter lägga till t.ex. en gemensam e-postlåda.
3. Administrering av meddelanden på e-tjänstens ingångssida
Q3.1: Vad lönar det sig att beakta i administreringen av meddelanden då man uträttar ärenden för samfund?
A3.1: E-tjänsten har som standardantagande att den som uträttar ärenden får alla de meddelanden som skickas via e-tjänsten och som berör användaren i fråga. Behovet av information bör emellertid beaktas om e-tjänsten har flera användare och man önskar ändra meddelandenas inställningar.
4. Skyldigheter att uträtta ärenden
Q4.1: På vilket sätt syns de enskilda användarnas skyldigheter att uträtta ärenden?
A4.1: Då användaren loggar in i e-tjänsten identifieras användaren som ett samfund eller en privatperson samt som ett företag under Finansinspektionens tillsyn eller som en annan finansmarknadsaktör.
Samfund under tillsyn styrs utifrån autentiseringen vidare till den egna tillsynssektorn (banker, försäkringsbolag, värdepappersföretag, fondbolag osv.), varvid systemet visar varje tillsynssektors skyldigheter att uträtta ärenden samt de e-tjänster som är öppna för alla finansmarknadsaktörer. Eftersom skyldigheterna i anslutning till tillsynssektorn har en matrisstruktur, visas e-tjänsterna enligt huvudindelningen, varvid tillsynsobjektets noggrannare skyldigheter är beroende av om det har verksamhetstillstånd eller är registrerat.
Övriga finansmarknadsaktörer är endast skyldiga att uträtta de ärenden som ansluter sig till de öppna e-tjänsterna som systemet visar. E-tjänsterna i anslutning till tillsynssektorerna syns inte och de kan inte väljas av övriga finansmarknadsaktörer.
5. E-tjänster
Q5.1: Vilka e-tjänster är tillgängliga?
A5.1: De e-tjänster som är i bruk finns här.
Q5.2: Anmälan kan inte skickas eftersom den automatiska informationen inte är korrekt ifylld. Vad kan jag göra?
A5.2: Först avföra den ofullkomliga anmälan och sen välja Ny anmälan.
Q5.3: Jag fick en påminnelse om att rapporteringens tidsfrist håller på att gå ut. Jag har redan fyllt i och skickat blanketten. Hur gör jag?
A 5.3: Kontrollera under Skickade ärenden och Redo ärenden i anmälningsmappen om den blankett som du sänt har fått ett ärendenummer. Ärendenumret börjar med beteckningen FISA. Finansinspektionen har mottagit blanketten, om blanketten syns i din anmälningsmapp och den har fått ett ärendenummer.
I utkastskedet har blanketten en fyrsiffrig kod (t.ex. 1234). Nummerkoden innebär att blanketten inte har skickats till Finansinspektionen. Systemet skickar påminnelser om blankettutkast som väntar på att bli skickade. Överflödiga blankettutkast kan raderas i den egna anmälningsmappen.
Q5.4: Var kan jag hitta godkännandebrevet (Fit & Proper)?
A5.4: Behandlaren skickar brevet via Finansinspektionens elektronisk kommunikation. Ärendet och meddelandet kan hittas i kommunikationsmappen.
6. Dataskydd
Q6.1: Är uppgifterna i anslutning till e-tjänsten trygga och på vilket sätt administreras läs- och behandlingsrättigheterna?
A6.1: E-tjänsten gör det möjligt att använda en dataskyddad förbindelse. I utvecklingen av systemhelheten har det fästs särskild uppmärksamhet vid dataskyddet samt vid att ärendena behandlas konfidentiellt. Användarna administrerar själva sina rättigheter att läsa och behandla uppgifter inom sin organisation i tjänsten Suomi.fi-fullmakter skilt för varje e-tjänst.
Finansinspektionen administrerar rättigheterna att läsa och behandla uppgifter skilt för varje e-tjänst på så sätt att det i behandlingen av ett ärende hos Finansinspektionen, med beaktande av hur konfidentiellt ärendet är, endast deltar personer, vilkas uppgifter så kräver.
Underhåll, service och utveckling av IT-tjänsterna i anslutning till systemet för elektronisk kommunikation administreras av Finansinspektionen, Finlands Bank och nödvändiga utomstående tjänsteleverantörer i enlighet med fastställda dataskyddsregler och -processer.
Behandlingen av personuppgifter i anslutning till systemet för elektronisk kommunikation beskrivs i registerbeskrivningen
7. Närmare förfrågningar och kontakttaganden
Q7.1: Varifrån från jag mer information eller vem kan jag kontakta vid problemsituationer?
A7.1: Vid problem eller tilläggsfrågor med Finansinspektionens e-tjänst kan du kontakta Finansinspektionen per e-post på: fiva-asiointi@finanssivalvonta.fi. Vi svarar så snabbt som möjligt efter att vi fått tillräckliga tilläggsutredningar.
Kontakttagandena ska enbart gälla de e-tjänster som är i bruk.
Innan du kontaktar oss kontrollera anvisningarna på vår webbplats: Finansinspektionens elektroniska kommunikation eller Suomi.fi-tjänstens anvisningar: https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod.
Vid tekniska problemsituationer lönar det sig att färdigt foga följande händelseuppgifter:
- tidpunkten för uträttande av ärendet (datum, klockslag)
- webbläsare som användes (e-tjänsten stöder inte webbläsaren IE8)
- användare som var inloggad i e-tjänsten
- skärmdumpar som visar sidans URL-adress
Medborgarrådgivningen ger stöd i användningen av Suomi.fi-tjänsterna:
https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/stod-och-radgivning/information-om-medborgarradgivningen
Telefon: 029 5000