Lämplig arkivering och förvaringstid för dokumentering av försäkringsförmedlares yrkeskompetens
Säkerställandet av att kompetenskraven uppfylls och att kompetensen är tillräckligt bred ställer också krav på dokumentationen om försäkringsförmedlares yrkeskompetens. Enligt 78 § 1 mom. i lagen om försäkringsdistribution ska försäkringsgivaren och försäkringsförmedlaren ha ett uppdaterat arkiv och på ett tillförlitligt sätt bevara handlingar som gäller god vandel och yrkeskompetens.
Enligt Finansinspektionen betyder det att försäkringsgivaren och försäkringsförmedlaren har ett tillförlitligt arkiv i främsta hand att förmedlarens yrkeskompetens och goda vandel objektivt kan påvisas under den tid förmedlaren är verksam. Om noggrannare reglering saknas, ska aktören, dvs. försäkringsbolaget eller försäkringsförmedlaren själv bedöma den lämpliga tiden för att förvara utbildningsuppgifterna. Finansinspektionen anser att en sådan tid är fem år från utgången av det kalenderår under vilket utbildningarna har hållits.
Uppgifter som ska förvaras
Uppgifter som ska förvaras är till exempel uppgifter om de utbildningar som bolaget ordnat och deras huvudsakliga innehåll. Med detta avses allmänna uppgifter om utbildningsämnet, vem som utbildats och på vilket sätt.
Dessutom ska aktören förvara de uppgifter på basis av vilka bolaget ursprungligen har utfärdat ett intyg om personens yrkeskompetens. Sådana uppgifter ska förvaras om varje enskild förmedlare och det är motiverat att förvara uppgifterna minst den tid som förmedlarens avtalsförhållande pågår med beaktande av bolagets andra föreskrifter och förfaranden som gäller förvaringen av personalens och förmedlarnas personuppgifter.
Finansinspektionen framhäver att bolaget i första hand är ansvarigt för iakttagandet av de skyldigheter, inklusive dataskyddslagstiftningen, som gäller förvaringen av uppgifterna samt för att bedöma den lämpliga tiden för förvaringen av uppgifterna.
Närmare upplysningar lämnas av
Antti Lampinen, marknadsövervakare, tfn 09 183 5518 eller antti.lampinen(at)fiva.fi