Robotti työkaveriksi

Kirjoittaja Henna Toivonen työskentelee vastuuvalvojana Finanssivalvonnan Markkina- ja menettelytapavalvonnassa. Hän on päätyönsä ohella toiminut Finanssivalvonnan ensimmäisen robotiikkapilottihankkeen vetäjänä.

Finanssivalvonnassa päätettiin keväällä 2018 kokeilla ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä yhtenä valvonnan työvälineenä. Pilottihankkeen odotettiin tuovan kipeästi kaivattuja apukäsiä paljon aikaa vieviin manuaalisia työvaiheita sisältäviin työtehtäviin.

Hankkeen myötä työpisteitämme eivät kuitenkaan ole täyttäneet R2-D2-malliset sympaattiset pikkuoliot, vaan kyse on tietokoneohjelmistoista. Ohjelmistorobotit on opetettu matkimaan ihmisen tietokoneella tekemää työtä vaihe vaiheelta ja klikkaus klikkaukselta. Tekoälyn avulla nämä ohjelmistorobotit pystyvät tunnistamaan erityyppiset dokumentit lukemalla vapaamuotoista tekstiä ja teksteistä haluttuja tietoja.

Pilottihankkeeseen haettiin paljon manuaalista työtä sisältäviä mahdollisimman määrämuotoisia tehtäviä, ja kohteiksi valikoitui kaksi erilaista vakiotyyppistä ilmoitusta (notifikaatiot). Sähköpostitse saapuvat notifikaatiot sisältävät paljon pakollisia liitetiedostoja, ja niiden käsittely on monivaiheinen prosessi.

Pilotin tavoitteena on vähentää manuaalisen työn määrää. Notifikaatioita käsitellään tuhansia vuodessa, ja yhden notifikaation käsittelyyn ihmiseltä kuluu robottiin verrattuna moninkertainen aika.

Mitä Finanssivalvonnan robotit ja tekoäly tekevät?

Ensimmäinen valmistunut robotti käsittelee sijoituspalveluyritysnotifikaatioita ja toinen rahastonotifikaatioita. Robotit on opetettu käyttämään kaikkia tarvittavia toimisto-ohjelmia sekä tallentamaan ilmoituksesta saatavia tietoja Finanssivalvonnan valvottavarekisteriin. Robotit käyttävät koneella olevia ohjelmistoja kuten ihminen.

Ensimmäinen robotti koulutettiin käsittelemään sähköposteja ja etsimään sieltä oikeanlaiset notifikaatiot. Robotti lukee sähköpostien liitetiedostot, ja sisällön perusteella se osaa luoda valvontarekisteriin uusia yrityksiä tai päivittää notifikaatioissa ilmoitettavia muutostietoja. Se tallentaa myös valvottavarekisteriin kymmeniä eri lupa- ja palvelutietoja. Osana prosessia robotti pyytää sähköpostilla rekisteröintiin tarvittavia tietoja muualta organisaatiosta ja tallentaa saadut tiedot valvottavarekisteriin.

Pilotin toiseen vaiheeseen kuuluva rahastonotifikaatioiden käsittely käynnistyi marraskuun puolessa välissä. Rahastonotifikaatioiden muoto on huomattavasti epäsäännöllisempi kuin ensimmäisen pilotin notifikaatiot. Näiden vaihtelevuuksien huomioon ottaminen sääntöpohjaisesti oli mahdotonta, joten robottien avuksi kehitettiin tekoäly, joka pystyy käsittelemään vapaamuotoista tekstiä tilastollisella kontekstin tunnistuksella. Tekoäly ei ole sidoksissa dokumenttien kieleen, vaan se pystyy käsittelemään yhtä hyvin suomen-, ruotsin- ja englanninkielisiä dokumentteja. Tekoäly pystyy paitsi luokittelemaan dokumentteja myös poimimaan tiettyjä tietoja riippumatta niiden sijainnista dokumentissa. Tekoäly hyödyntää tietokantaa myös olemassa olevien yhteisöjen nimitietojen tarkastamiseen.

Pilotin ensimmäisen vaiheen robotti otettiin käyttöön marraskuussa ja toinen otetaan käyttöön helmikuun puolessa välissä.

Haasteita ja opittua

Eniten lisätyötä pilotissa aiheutui eurooppalaisten valvojien välillä yhteisesti sovituista ilmoitusmuodoista poikkeaminen. Ilmoituskäytäntöjä on yhdenmukaistettu, mutta yhden valvojan lähettämiin notifikaatioihin jouduimme opettamaan robotille toisenlaisen tavan hoitaa poikkeavat notifikaatiot. Ohjelmistorobotit toimivat luonnollisesti sitä paremmin, mitä yhdenmukaisempaa ja laadukkaampaa dataa sen käsittelyyn saadaan.

Jo sääntelyvaiheessa olisi hyvä kiinnittää enemmän huomiota siihen, millaisessa muodossa tietoja valvojilta ja valvottavilta pyydetään.  Tekoälyn hyödyntäminen lisäsi suuresti robotin kyvykkyyttä tämän vaihtelevan sisällön tulkinnassa ja sitä käytetään yhtenä työkaluna robotille määritellyn työprosessin automatisoinnissa.

Robotti on sen verran uudenlainen työkaveri, että jouduimme miettimään missä robotti saa tehdä töitä, millaisia oikeuksia se saa järjestelmiimme ja onko sillä samalla tavalla omat käyttäjätunnukset kuin meillä ihmisillä. Asiat on saatu linjattua hankkeen aikana. Esimerkiksi on sovittu, että käyttäjillä on mahdollisuus valvoa robotin käsittelemiä ilmoituksia ja että robotti lähettää sähköpostiviestit aina omalla nimellään.

Robotin koulutukseen osallistui projektiryhmän lisäksi ulkopuolinen tekninen konsultti. Oleellista projektin onnistumisessa on se, että koulutukseen osallistuu liiketoimintaprosessin ymmärtäviä substanssiosaajia. Heidän on osattava perehdyttää robotille työtehtäviä. Ulkopuolisen konsultin on vaikea nähdä, mitä kaikkia asiakkaan sisäisiä prosesseja tekoälyllä tai robotiikalla voi tehostaa.

Meidän on itse ymmärrettävä ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn perusteita havaitaksemme hyödyntämiskohteet.

Projektin jatkotoimet

Onnistuneen pilotin myötä robotiikka on osa Finanssivalvonnan vuoden 2019 toiminnansuunnittelua. Olen järjestänyt vuoden alkupuolella sisäisiä koulutustilaisuuksia ja työpajoja, joissa olemme kartoittaneet uusia sopivia kohteita robotiikka- ja tekoäly hankkeisiin. Valitsemme niistä helmikuun aikana seuraavaksi toteutettavat. Uusia robottityökavereita on tulossa lisää.