Vakuutusedustajien ammattipätevyyttä koskevan dokumentoinnin tarkoituksenmukainen arkistointi ja säilytysaika
Osaamisen vaateiden täyttymisen ja kattavuuden varmistaminen asettaa vaateita myös vakuutusedustajien ammattipätevyyttä koskevalle dokumentaatiolle. Vakuutusten tarjoamisesta annetun lain 78 § 1 mom. mukaan vakuutuksenantajan ja vakuutusedustajan on ylläpidettävä ajantasaista arkistoa sekä säilytettävä hyvämaineisuutta ja ammattipätevyyttä koskevia asiakirjoja luotettavalla tavalla.
Finanssivalvonta katsoo, että vakuutuksenantajan ja vakuutusedustajan luotettavalla tavalla toteutettu arkistointi tarkoittaa ensi sijassa sitä, että edustajan ammattipätevyys ja hyvämaineisuus ovat objektiivisesti todennettavissa edustajan toiminnan aikana. Tarkemman sääntelyn puuttuessa toimijan, kuten vakuutusyhtiön tai vakuutusedustajan, on itse arvioitava koulutustietojen tarkoituksenmukainen säilytysaika. Finanssivalvonnan näkemys on, että tällaisena voi pitää viittä vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jolloin koulutukset on pidetty.
Säilytettävät tiedot
Säilytettäviä tietoja ovat esimerkiksi tiedot yhtiön pitämistä koulutuksista ja niiden pääasiallisesta sisällöstä. Tällä tarkoitetaan yleistietoa siitä, mitä ja keitä on koulutettu ja millä tavalla.
Lisäksi toimijan on säilytettävä ne tiedot, joiden perusteella yhtiö on alun perin antanut todistuksen henkilön ammattipätevyydestä. Tällaisten tietojen säilyttäminen tapahtuu edustajakohtaisesti ja niiden säilyttäminen vähintään edustajan sopimussuhteen ajan on perusteltua, ottaen huomioon yhtiön muut määräykset ja toimintatavat henkilökunnan ja edustajien henkilötietojen säilyttämisestä.
Finanssivalvonta korostaa, että yhtiöllä itsellään on ensisijainen vastuu huomioida tietojen säilyttämiseen liittyvät velvoitteet ml. tietosuojalainsäädäntö, sekä arvioida säilyttämisen tarkoituksenmukainen toteutus.
Lisätietoja antaa
Antti Lampinen, markkinavalvoja, puhelin 09 183 5518 tai antti.lampinen(at)finanssivalvonta.fi